MAILINGS 2

Mailings Lanjut 

Mailings is a term initiated and used by Microsoft. The universal term is Mail Merge. Mail merge is a word processing procedure that enables you to combine a document with a data file, for example, a list of names and addresses so that copies of the document are different for each person it is sent to. The recipient will feel happier because they think that they are treated specially. They think that the letter is especially typed for them, not common.

Mailings involve at least 2 files, master and data (universal terms) or letter and recipient (Microsoft terms). The recipient file may use Excel or Word.

(Data Excel)

Selain dalam file Word (doc atau docx), salah satu format file data untuk mailings adalah dalam bentuk file Excel (baik xls maupun xlsx). Cara membuat mailings dengan file datanya Excel hampir sama dan tidak ada bedanya. 

Pastikan tabel pada Excel dimulai dari pojok kiri atas (cell A1) dan pada saat menghubungkan dengan file master dipastikan anda memberitahu mailings bahwa first rownya adalah header tabel. Contoh pada tabel berikut di bawah ini, baris paling atas yang berisi NIM, Nama, Maths, Eng dan French adalah heading atau header tabelnya. Contoh tersebut akan kita pakai seolah seperti sebuah database siswa atau file nilai siswa. 

(Transkrip)

Mailings atau mail merge juga bisa kita manfaatkan (aplikasikan) untuk pengelolaan database yang amat sederhana. Dengan memanfaatkan mailings atau mail merge kita membuat transkrip untuk masing2 siswa.

Contoh misalnya kita mempunyai database nilai mahasiswa, data nilai murid, data pegawai, data penduduk, data anggota organisasi dan sebagainya, maka kita bisa memakai mailings untuk mengambil cuplikan (mencomot) data dan memproses hitung untuk dipakai sebagai dokumen terpisah. Pada contoh berikut ini saya akan membuat transkrip nilai dari contoh data nilai mahasiswa.

Misalkan (misal) tabel di bawah ini adalah database keseluruhan mahasiswa yang terdiri dari 3 orang saja (disederhanakan).

Catatan: Ganti xxx dengan 3 angka terakhir dari NIM anda. Ganti "Nama anda" dengan nama singkat anda saja!

Buat transkrip (transcript) atau rapor dari masing2 mahasiswa dengan mailings.

Langkah2nya adalah:

• Buat data dalam Excel
• Buat main /masternya, dalam hal ini adalah transkrip dalam Word.
• Kaitkan (connect) antara file main /transkrip dengan file data (tabel di atas) dengan cara select recipients. Pastikan anda menginfo Excel kalau tabel data pada Excel itu ada headingnya.
• Masukkan (insert) merge fieldnya ke tempat yang sesuai dengan trasnkrip.
• Masukkan formula untuk menghitung rata-rata.
• Preview

Dengan menggunakan Mailings atau MailMerge pada Word dan datanya pada Excel, buatlah mail merge transcript sebagai file utama (master/main/letter) yang jika dimerge dengan datanya akan semirip mungkin dengan tampilan di bawah ini:

Font judul => Calibri 18
Font article  => Calibri 14

Perhatikan bahwa pada tabel terdapat beberapa cells yang dimerged, contohnya "Pelajaran dan Rata2"

Hasil pekerjaan anda disubmit (attachment) ke balistatepolytechnic@gmail.com dengan subject email sbb:

K3-MBP1X-NIM-Urut-Nama

NIM=tulis NIM anda. Urut adalah no urut absen. Nama cukup nama singkat saja. X=kelas anda, misal 1F maka X diganti F. Tulisan K3 itu tetap.

Nama file: Master-Urut dan Data-Urut, di mana "Urut" adalah nomer urut absen

References:

http://aplikasidasar.blogspot.com/2020/09/formula-dan-tabel.html
http://aplikasidasar.blogspot.com/2021/09/mail-merge-slip-gaji.html
http://aplikasidasar.blogspot.com/2020/09/id-card-cara-mudah.html
http://aplikasidasar.blogspot.com/2020/09/mailings-or-mail-merge.html

http://aplikasidasar.blogspot.com/2020/09/formula-dan-tabel.html
https://www.gmass.co/blog/mail-merge/
https://arbysan.wordpress.com/2019/07/22/menggunakan-mail-merge-untuk-penulisan-dokumen-di-ms-word-dengan-database-ms-excel/

http://www.pintarkomputer.com/cara-membuat-mail-merge-di-word-menggunakan-sumber-data-dari-excel-lebih-praktis/

http://panduanmicrosoftoffice.blogspot.com/2018/05/cara-membuat-mail-merge-di-ms-word.html

http://www.smkradenrahmatmojosari.sch.id/berita/detail/membuat-mail-merge-di-ms-word-2016

https://www.computer1001.com/2012/06/cara-membuat-mail-merge-label-dengan.html

http://aplikasidasar.blogspot.com/2020/09/formula-dan-tabel.html